仕組みを作る/在宅ワークの始め方⑧

在宅ワークの始め方

こんにちは。二郷です。

今回は「仕組みを作る」というテーマで書いていきます。

 

この記事でいう「仕組み」とは仕事をする上での流れや枠組みを意味します。

 

お勤め時代に年間スケジュールや業務マニュアルがあったように

「作業の動線やパターンをあらかじめ決めておきましょう。」という事です。

では、一つひとつ見ていきましょう。

 

①営業や受注の仕組み

集客営業ツールを通じてサービスに興味を持ってくださったお客さまや発注元から

どこからどのようにお申込を受け付けるのか、

さらにお申込を受け付けた後、役務提供が終了するまでの流れを決めておきます。

【例】名刺、チラシ、ブログ、SNSなど

ホームページ

申込フォームや問い合わせフォーム

申込の受付/問い合わせに対する返信

代金の請求

入金確認(領収書の発行)

納品/役務提供

 

特に法人や個人事業主からの業務を請負う場合は、

見積書→発注書→(契約書)→納品書→請求書→領収書など

各種帳票や書類を作成発行する場面も出てくるので

専用の帳票ソフトや作成サービスを利用すると便利です。

※契約書は除く。

 

②申込や問い合わせなどのメール対応の仕組み

ホームページやブログに設置したフォームから

注文やお問い合わせが届いた際のメール対応について流れを決めておきます。

・「メール到着から○時間内に返信する」、

「休業日に届いたメールについては翌営業日に返信する」など

マイルールを決めてホームページなどにも記載しておく

・自動返信メールの機能を活用する

・申込受付のメール文面などテンプレートをあらかじめ作っておく

 

③代金回収の仕組み

代金をいつ、どのような形で回収するのか決めておきます。

・前払い、当日払い、後払い

・銀行振込、クレジットカード決済、現金払い

・振込手数料など別途発生する費用はどちらが負担するのか

・申込から何日以内に入金してもらうか、

また期日までに入金が無かった場合どういう対応をするのか

・支払いスパンを設定する(当月末〆切翌月末払いなど)

 

④入金確認の仕組み

入金のチェックも仕組みを作っておくと便利です。

・ネットバンキングで入金お知らせメールが届くように設定する

・クレジットカード決済の場合、

クレジットカード会社からお客さま側に決済メールが発行される

 

⑤お客さまや発注元とのルールを守る仕組み

サービスを利用していただく際のルールやキャンセル時の対応、

請負った業務内容の確認などあらかじめ規約や契約書にしてまとめておくと

トラブルを未然に防ぐことができます。

・利用規約やプライバシーポリシーを作成し、ホームページなどに記載する

また、規約等の内容の承認を得た上で申込を受け付ける

・発注元と契約書を交わす

 

一人で起業するとなると、営業やサービス提供以外にも

やるべき細かい業務が色々と出てきます。

会社に受付、営業、総務、経理など色んな部門があるように

色んな業務を自ら行う必要があります。

 

その一つひとつに時間をかけるのはとてももったいないです。

あらかじめルーティンの仕組みを作っておくことで

無駄な時間や作業が減り、

本来の仕事であるサービス提供に集中することができます。

 

次回は「経理」について書きます。

 

 

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